Libro registro de facturas recibidas: Spaniens Eingangsrechnungsbuch

Du bist in Spanien unternehmerisch tätig, als autónomo oder mit einer Gesellschaft? Dann fragt dein asesor fiscal (der spanische Steuerberater) nach dem libro registro de facturas recibidas, dem Buch deiner Eingangsrechnungen. Es ist die Grundlage für die Vorsteuer (IVA soportado), die du jedes Quartal abziehst. Ein sauberes Buch bedeutet ein schnelles, korrektes Modelo 303.

Was das Eingangsrechnungsbuch ist

Artikel 62.1 der spanischen Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung (Reglamento del IVA, Real Decreto 1624/1992) verpflichtet Unternehmer und Freiberufler zu vier IVA-Büchern: ausgestellte Rechnungen, erhaltene Rechnungen, Investitionsgüter und bestimmte innergemeinschaftliche Vorgänge (BOE, Stand: Oktober 2026). Artikel 64 regelt das Buch der erhaltenen Rechnungen: Alle Rechnungen, Buchungsbelege und Zolldokumente für Waren und Leistungen, die du für dein Unternehmen beziehst, werden fortlaufend nummeriert und einzeln eingetragen.

Bücher, die du ohnehin für andere steuerliche oder handelsrechtliche Zwecke führst, gelten auch für die IVA, wenn sie diese Anforderungen erfüllen (Art. 62.3). Laut AEAT können die Bücher der Einkommensteuer (IRPF) mit denen der IVA kompatibel sein, du kannst also ein gemeinsames Buch führen (AEAT, Stand: Oktober 2026).

Wer es führt und bis wann

Die Pflicht gilt für Unternehmer und Freiberufler, die der IVA unterliegen. Ausgenommen sind nach Art. 62.2 Tätigkeiten in der vereinfachten Besteuerung (régimen simplificado), in der Sonderregelung für Land- und Forstwirtschaft und Fischerei sowie im recargo de equivalencia, jeweils mit den Ausnahmen ihrer eigenen Regeln.

Wer einen monatlichen Voranmeldungszeitraum hat, muss die Bücher über das elektronische Portal der AEAT führen und die Datensätze laufend übermitteln, das sogenannte SII (Art. 62.6). Monatlich ist der Zeitraum nach Art. 71.3 unter anderem bei einem Umsatz von mehr als 6.010.121,04 Euro im Vorjahr, bei Eintragung ins Register für monatliche Erstattung und für Organschaften (grupos de entidades). Für alle anderen gilt das Kalenderquartal, und das Buch führt das Unternehmen selbst.

Zum Zeitpunkt sagt Art. 69: Die Vorgänge müssen eingetragen sein, wenn du die Steuer dafür anmeldest und zahlst, spätestens bis zum Ende der gesetzlichen Frist. Erhaltene Rechnungen trägst du in der Reihenfolge des Eingangs ein, im Zeitraum, in dem du die Vorsteuer abziehst.

Was jeder Eintrag enthält

Art. 64.4 legt den Mindestinhalt fest:

Eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen darf auf mehrere aufeinanderfolgende Einträge verteilt werden. Ein Sammeleintrag (asiento resumen) ist für Rechnungen eines einzigen Lieferanten vom selben Tag erlaubt, wenn die Summe 6.000 Euro und keine einzelne Rechnung 500 Euro übersteigt, jeweils ohne IVA (Art. 64.5).

Das Standardformat der AEAT

Die spanische Steuerverwaltung AEAT veröffentlicht ein gemeinsames elektronisches Format für die IVA- und IRPF-Bücher ("Formatos de los Libros Registro de IVA e IRPF", Spezifikation 2025-2026). Fordert das Finanzamt bei einer Prüfung deine Bücher an und bist du nicht im SII, kannst du sie als XLSX nach diesen Satzbeschreibungen einreichen. Dasselbe Format nutzen die Importdienste für die Modelle 100, 130 und 303 (AEAT-Spezifikation, Stand: Oktober 2026).

Die wichtigsten Punkte:

• Dateiname: Steuerjahr + NIF + Buchtyp + Name oder Firma. Typ C enthält alle IVA-Bücher, die Eingangsrechnungen auf dem Blatt RECIBIDAS; Typ T die gemeinsamen IVA- und IRPF-Bücher mit dem Blatt RECIBIDAS_GASTOS.
• Import in Pre303: nur XLSX, höchstens 4 MB, jedes Buch auf eigenem Blatt, alle Einträge vom 1. Januar bis Quartalsende in einer Datei, nicht nach Quartalen getrennt.
• Konventionen der AEAT-Vorlage: Datum als TT/MM/JJJJ, Zeitraum als 1T bis 4T (nie vor dem Rechnungsdatum), "Cuota deducible" gleich der gezahlten IVA, wenn alles abziehbar ist; das Eingangsdatum bestimmt den ersten Zeitraum für den Vorsteuerabzug.

Wie dein asesor fiscal es nutzt

Das Buch speist den Vorsteuerteil des Modelo 303. Im Pre303-Dienst der AEAT summiert Feld (casilla) 28 die Bemessungsgrundlagen und Feld 29 die abziehbaren Steuerbeträge der Eingangsrechnungen, deren Zeitraum dem der Anmeldung entspricht (AEAT Pre303, Stand: Oktober 2026).

Typische Probleme: fehlende NIF des Lieferanten, ein Zeitraum vor dem Rechnungsdatum, nach Quartalen zerlegte Dateien und Lücken in der Eingangsnummerierung. Wer das vor der Übergabe prüft, spart sich eine Rückfragerunde.

Wie Bonro die Datei erstellt

Bonro exportiert deine Belege als CSV, ausgerichtet am AEAT-Aufbau des libro registro für erhaltene Rechnungen: eine Zeile pro Beleg mit Bemessungsgrundlage, Steuersatz, gezahlter und abziehbarer IVA sowie einer Eingangsnummer, die über Exporte hinweg weiterläuft, statt neu zu beginnen. Bonro setzt die volle IVA als abziehbar an; Angaben, die Bonro nicht erfasst, etwa die NIF des Lieferanten, bleiben leer und ergänzt dein asesor. Es ist eine CSV für die Software deines asesor fiscal, nicht die XLSX-Datei der AEAT-Importdienste.

Du kannst jedes Feld vor dem Export prüfen und korrigieren. Der Libro-Registro-Export gehört zum Pro-Tarif; Details findest du bei den Bonro-Preisen.