ZUGFeRD und XRechnung: Unterschied, Profile und E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht zur Ausstellung kommt schrittweise bis 2028. Zwei Formate begegnen dir dabei ständig: XRechnung und ZUGFeRD. Hier erfährst du, was sie unterscheidet, welche Fristen gelten und was das für deinen Belegalltag bedeutet.

Was als E-Rechnung gilt

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG, den das Wachstumschancengesetz für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst hat. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG, Stand: Oktober 2026). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben richtig und vollständig daraus extrahieren lassen.

Alles andere, also Papier oder unstrukturierte Dateien wie ein einfaches PDF, ist eine sonstige Rechnung. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine Anlage mit den Angaben genügt nicht (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand: Oktober 2026).

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EN 16931, entwickelt für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie schränkt die europäische Norm über eine CIUS ein, ergänzt nationale Elemente und unterstützt zwei Syntaxen, UBL 2.1 und CII (KoSIT, XRechnung, Stand: Oktober 2026).

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3-Dokument, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind (FeRD, Stand: Oktober 2026). Das französische Gegenstück Factur-X ist laut FeRD technisch identisch. ZUGFeRD gibt es in Profilen mit unterschiedlichem Detailgrad, darunter MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED (FeRD, ZUGFeRD 2.5.2, Stand: Oktober 2026).

Laut BMF erfüllen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen einer E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wichtig bei hybriden Rechnungen: Führend sind jetzt die XML-Daten. Weichen Bildteil und XML voneinander ab, gilt das XML.

Fristen: Empfang und Ausstellung

• Empfang seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es keine, auch Kleinunternehmer sind erfasst. Ein E-Mail-Postfach reicht aus (BMF-FAQ, Stand: Oktober 2026).
• Ausstellung bis 31. Dezember 2026: Jedes Unternehmen darf noch Papierrechnungen verschicken oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF (§ 27 Abs. 38 UStG, Stand: Oktober 2026).
• Ausstellung bis 31. Dezember 2027: Diese Möglichkeit verlängert sich für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Bestehende EDI-Verfahren dürfen ebenfalls bis dahin genutzt werden.
• Ab 2028: Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.

Auch danach muss nicht jede Rechnung eine E-Rechnung sein: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen sonstige Rechnungen bleiben. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen (BMF-FAQ, Stand: Oktober 2026).

Was das für kleine Unternehmen bedeutet

Kaufst du bei anderen Unternehmen ein, landen immer mehr XML- oder Hybridrechnungen in deinem Postfach. Praktisch heißt das:

• Bewahre die Originaldatei auf. Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt für eingehende Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt das nicht.
• Mach das XML lesbar. Eine XRechnung hat keinen PDF-Teil. Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungsviewer an, daneben gibt es weitere kostenlose Viewer.
• Prüfe den maßgeblichen Teil. Bei ZUGFeRD sind die XML-Daten verbindlich, nicht das PDF-Bild.

So liest Bonro E-Rechnungen

Bei E-Rechnungen verzichtet Bonro auf die Texterkennung und liest die strukturierten Daten direkt aus. Unterstützt werden ZUGFeRD, XRechnung (CII und UBL), UBL, FatturaPA (Italien) und Facturae (Spanien). Lieferant, Beträge und Umsatzsteuer kommen aus dem XML, und jedes Feld bleibt bearbeitbar. Du kannst Rechnungen per E-Mail an deine private @in.bonro.app-Adresse weiterleiten oder im Web-Dashboard hochladen.

Das Einlesen von E-Rechnungen ist in jedem Bonro-Tarif enthalten; was die einzelnen Tarife umfassen, siehst du in den Preisen. Danach landet die Rechnung in denselben Exporten wie deine fotografierten Belege, zum Beispiel im DATEV-Buchungsstapel für deinen Steuerberater.