DATEV-Buchungsstapel (EXTF): Aufbau, Felder und Import

Wenn dein Steuerberater "schick mir die Buchungen bitte als DATEV-Stapel" sagt, meint er eine ganz bestimmte Datei: den Buchungsstapel im DATEV-Format. Eine normale Excel-Tabelle mit deinen Ausgaben reicht dafür nicht, weil die Kanzlei sie erst Spalte für Spalte zuordnen müsste. Ein echter Buchungsstapel lässt sich dagegen direkt einlesen.

Was der DATEV-Buchungsstapel ist

Das DATEV-Format ist eine CSV-Datei mit festem Aufbau, die DATEV für den Datenaustausch mit Fremdsoftware dokumentiert. Es gibt mehrere Formatkategorien, etwa für Stammdaten oder Debitoren und Kreditoren. Für Buchungen ist die Kategorie 21, "Buchungsstapel" zuständig. Kanzleien importieren solche Dateien in DATEV Rechnungswesen (zum Beispiel Kanzlei-Rechnungswesen) über Bestand → Importieren → Stapelverarbeitung (DATEV Hilfe-Dokument 1034038, Stand: Oktober 2026).

Der Vorteil für dich: Die Kanzlei muss deine Belege nicht abtippen, sondern prüft nur noch die vorkontierten Buchungen. Das spart ihr Zeit, und Zeit ist bei der Abrechnung der Kanzlei ein echter Kostenfaktor.

So ist die Datei aufgebaut

Laut DATEV-Formatbeschreibung beginnt der Dateiname mit EXTF_ und endet auf .csv. Innerhalb der Datei gilt (DATEV Developer Portal, Stand: Oktober 2026):

• Zeile 1, Kopfsatz: beginnt mit "EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13, also Kennung, Versionsnummer des Kopfsatzes, Formatkategorie, Formatname und Formatversion. Danach folgen unter anderem Erstellungsdatum, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge und der Zeitraum der Buchungen.
• Zeile 2: die Spaltennamen.
• Ab Zeile 3: je eine Buchung pro Zeile.
• Felder werden mit Semikolon getrennt, Zeilen enden mit CR/LF, Textfelder stehen in Anführungszeichen und Dezimalzahlen nutzen das Komma.

Die wichtigsten Felder einer Buchungszeile:

Praxis-Tipp: Das Belegdatum enthält kein Jahr. DATEV bucht in das Wirtschaftsjahr, das im Kopfsatz steht. Schick deshalb für jedes Jahr eine eigene Datei, sonst landen Januar-Belege des Folgejahres im falschen Jahr.

Häufige Fehler beim Import

• Datei in Excel geöffnet und gespeichert. DATEV weist darauf hin, dass sich dabei Aufbau oder Kopfsatz ändern können und die Datei dann nicht mehr als DATEV-Format erkannt wird. Lieber neu exportieren.
• Negative Beträge statt Soll/Haben. Der Umsatz ist immer positiv, die Richtung steckt im Kennzeichen.
• Falscher Kontenrahmen. SKR03 und SKR04 nutzen unterschiedliche Kontonummern. Kläre mit der Kanzlei, welcher Rahmen bei dir gilt.
• Belegnummern beginnen bei jedem Export wieder bei 1. Dann kollidieren Belegnummern zwischen zwei Lieferungen. Eine fortlaufende Nummer über alle Exporte vermeidet das.
• Bewirtungen ohne Aufteilung. Bewirtungsaufwendungen sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, Stand: Oktober 2026). Die Kanzlei bucht sie deshalb auf zwei Konten.

Wie Bonro den Buchungsstapel erzeugt

Bonro erstellt aus deinen fotografierten Belegen einen Buchungsstapel im DATEV-Format: Kopfsatz mit Version 700 und Kategorie 21, Spaltennamen in Zeile 2, eine Buchung pro Beleg. Konto und Gegenkonto kommen aus dem SKR03 (26 Ausgabenkategorien, zum Beispiel 4930 Bürobedarf), der BU-Schlüssel aus dem Steuersatz. Die Belegnummer in Belegfeld 1 läuft über alle Exporte fort (R000001, R000002 …), statt bei jedem Export neu zu beginnen. Bewirtungen teilt Bonro 70/30 auf zwei Zeilen auf, beide mit Steuerschlüssel, damit die volle Vorsteuer erfasst wird. Berater- und Mandantennummer bleiben leer, die Kanzlei ordnet den Stapel beim Import ihrem Mandanten zu.

Jedes Feld kannst du vor dem Export prüfen und korrigieren. Der DATEV-Export gehört zum Pro-Tarif, die Details findest du in der Preisübersicht von Bonro.