Auditfile Financieel (XAF): Der niederländische Prüfungsexport

Du arbeitest von Deutschland aus und hast Kunden, eine Betriebsstätte oder eine BV in den Niederlanden? Dann wird dein niederländischer Buchhalter (boekhouder) früher oder später nach der Auditfile fragen. Gemeint ist eine Standarddatei mit den Buchhaltungsdaten, die jede niederländische Prüfsoftware lesen kann.

Was die Auditfile Financieel ist

Die XML Auditfile Financieel (XAF) hat die Belastingdienst zusammen mit SRA, einem Verband von Accountants und Buchhaltungsbüros, und Softwareherstellern entwickelt. Sie enthält die meisten Daten, die für eine Prüfung nötig sind, und die meisten Buchhaltungsprogramme in den Niederlanden unterstützen sie, meist als eigenen Menüpunkt (Belastingdienst, Stand: Oktober 2026). Die Belastingdienst beschreibt sie als Auszug aus dem Hauptbuch (Broschüre „Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht", Juli 2026).

Die XAF gehört zu einer Familie niederländischer Auditfiles, etwa für Lohn, Kassensysteme und Taxi-Bordcomputer. Entwickelt werden sie unter der Regie des Auditfile-Platform, eines Zusammenschlusses von Softwareherstellern, Berufsverbänden, SRA und Belastingdienst (ODB Belastingdienst, Stand: Oktober 2026). Wichtige Nutzer sind die Belastingdienst, Insolvenzverwalter (curatoren) und die Wirtschaftsprüfung (ODB, „Achtergrond informatie XAF4.0", Stand: Oktober 2026).

Wann sie gebraucht wird

Die Auditfile ist keine Steuererklärung und hat keinen Abgabetermin. Laut Belastingdienst wird sie bei einem boekenonderzoek, einer Buchprüfung, häufig angefordert (gleiche Broschüre). Zwei Punkte aus der Broschüre solltest du kennen:

• Nur die Auditfile aufzubewahren reicht nie; die zugrunde liegende Buchhaltung muss ebenfalls aufbewahrt werden.
• Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt in den Niederlanden normalerweise 7 Jahre, in manchen Fällen länger, zum Beispiel 9 Jahre für die Umsatzsteuer bei Immobilien (Stand: Juli 2026).

XAF 3.2 und XAF 4.0

Lange war XAF 3.2 die verbreitete Version. Das XML Platform hat die Änderungen im Februar 2014 beschlossen, mit dem 1. April 2014 als Liefertermin. Neu waren unter anderem Änderungsinformationen und Historie bei Sachkonten sowie Debitoren und Kreditoren, Bankdaten in Buchungszeilen und Verweise, mit denen Sachkonten dem niederländischen Referenzkontenrahmen RGS zugeordnet werden (Protokoll XML Platform, 19. Februar 2014).

Der Nachfolger XAF 4.0 reduziert die Zahl der Datenfelder von 250 auf 90, verlangt, dass optionale Felder befüllt werden, wenn die Daten in der Software vorhanden sind, legt RGS klarer fest und soll die Grundlage für Entwicklungen wie ViDA bilden (ODB, „Achtergrond informatie XAF4.0", Stand: Oktober 2026). Wichtig: Die Belastingdienst hat angekündigt, dass ab dem 1. Januar 2027 nur noch XAF 4.0 für die Übermittlung akzeptiert wird. RGS muss nur mitgeliefert werden, wenn die Software es bereits enthält (ODB-Mitteilung vom 22. April 2026, Stand: Oktober 2026).

Aufbau

Eine Auditfile ist XML, also strukturierter Klartext, den Menschen und Maschinen lesen können (ODB Belastingdienst). Die technische Spezifikation stellt die Belastingdienst Softwareentwicklern auf ihrem ODB-Portal zum Download bereit; aktuell ist dort XAF 4.0.3, mit XML-Schema (XSD), funktionaler Spezifikation und Erläuterung (ODB, „XML Auditfile Financieel (XAF) v4.0.3", Stand: Oktober 2026). In Version 4.0 hat eine Datei einen Header und einen Unternehmensblock:

• Header: Geschäftsjahr, Beginn und Ende des Zeitraums, Währung, Erstellungsdatum, die erzeugende Software und optional die RGS-Version.
• Company: Name, Land und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, optional KvK-Nummer und Anschrift.
• Stammdaten: Debitoren und Kreditoren, Sachkonten (jeweils mit Kontoart und optional RGS-Code), Steuercodes und Perioden.
• Eröffnungsbilanz und Buchungen: nach Journalen gruppiert; jede Buchung besteht aus Zeilen mit Konto, Betrag, Soll oder Haben und optional den Umsatzsteuerangaben.

Die Erläuterung nennt zwei praktische Regeln: Ein optionales Feld wird befüllt, sobald die Daten in der Software vorhanden sind, und die Dateiendung ist .XAF.

Was der boekhouder damit macht

Weil jedes Programm dieselbe Struktur schreibt, kann ein boekhouder oder Accountant Standardanalysen auf den Daten laufen lassen, statt sie von Hand nachzubauen. Die Belastingdienst fördert ausdrücklich die Kombination von XAF und RGS und verweist auf gemeinsam entwickelte Analysen, etwa den Abgleich der Buchhaltung mit der niederländischen Umsatzsteuererklärung (aansluiting aangifte btw) (ODB, „Oproep tot implementeren van Auditfile financieel XAF3.2 met RGS", Stand: Oktober 2026). Wird die Auditfile von der Belastingdienst angefordert, entsteht sie aus der Software, in der die vollständige Buchhaltung geführt wird.

Wie Bonro die Datei erzeugt

Bonro exportiert deine Belege als Auditfile Financieel 4.0 (.xaf) für deinen boekhouder, aufgebaut nach der Spezifikation XAF 4.0.3 und gegen das XML-Schema der Belastingdienst getestet. Die Datei enthält einen Header (Geschäftsjahr, Zeitraum, Währung, Erstellungsdatum, RGS-Version), einen Unternehmensblock mit dem Namen, der KvK-Nummer und der USt-IdNr., die du in Bonro hinterlegt hast, einen generischen Lieferanten, die verwendeten Sachkonten mit RGS-Code, einen Steuercode je Steuersatz, Monatsperioden und ein einziges Einkaufsjournal (Inkoopboek). Jeder Beleg wird zu einer ausgeglichenen Buchung: Nettoaufwand auf dem Konto der Kategorie mit Steuersatz und Steuerbetrag, abziehbare Vorsteuer (te vorderen BTW) und Bruttobetrag auf Kreditoren, ohne Vorsteuer in zwei Zeilen. Die Kontonummern sind ein Ausgangspunkt, den der boekhouder auf seinen eigenen Kontenplan umschlüsselt. Für Frankreich gibt es den FEC-Leitfaden.

Eine ehrliche Grenze: Die Datei enthält nur die Einkaufsbuchungen aus deinen Belegen, ohne Eröffnungsbilanz, Verkaufs- oder Bankbuchungen, also keine vollständige Buchhaltung. Sie ist Arbeitsmaterial für den boekhouder; die Auditfile für eine Prüfung kommt aus der Software, in der die gesamte Buchhaltung geführt wird.

Der Auditfile-Export ist Teil des Bonro-Pro-Tarifs; Details findest du bei den Bonro-Preisen.