Auditfile Financieel (XAF): wat het is en hoe je het aanmaakt

Vraagt je boekhouder om "de auditfile", of komt er een brief over een boekenonderzoek? Dan gaat het om één standaardbestand met je boekhoudgegevens. Geen losse spreadsheets of prints, maar een XML-bestand dat elk controleprogramma kan lezen.

Wat de Auditfile Financieel is

De XML Auditfile Financieel (XAF) is door de Belastingdienst ontwikkeld, samen met SRA en softwareleveranciers. Het bestand bevat de meeste gegevens die nodig zijn voor een controle, en de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteunen het, meestal als menukeuze (Belastingdienst, stand oktober 2026). De Belastingdienst omschrijft de auditfile financieel als een uittreksel van het grootboek (brochure "Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht", juli 2026).

De XAF hoort bij een familie van auditfiles, naast onder meer de auditfiles voor salaris, afrekensystemen en boordcomputers in taxi's. Ze worden ontwikkeld onder regie van het Auditfile-Platform, een samenwerking van softwareontwikkelaars (via NL ICT), NBA, NOB, ECP, SRA en de Belastingdienst (ODB Belastingdienst, stand oktober 2026). Belangrijke gebruikers zijn de Belastingdienst, curatoren en de accountancy (ODB, "Achtergrond informatie XAF4.0", stand oktober 2026).

Wanneer je hem nodig hebt

Een auditfile is geen aangifte en heeft geen vaste inleverdatum. De Belastingdienst schrijft dat hij bij een boekenonderzoek vaak om een auditfile vraagt (zelfde brochure). Daarbij gelden twee aandachtspunten:

• Alleen de auditfile bewaren is nooit voldoende; ook de onderliggende administratie moet je bewaren.
• De fiscale bewaartermijn is normaal gesproken 7 jaar, soms langer, bijvoorbeeld 9 jaar voor de btw op onroerende zaken (stand juli 2026).

XAF 3.2 en XAF 4.0

Lange tijd was XAF 3.2 de gangbare versie. Het XML Platform keurde de wijzigingen in februari 2014 goed, met 1 april 2014 als opleveringsdatum. Nieuw waren onder meer wijzigingsinformatie en historie bij grootboekrekeningen en debiteuren/crediteuren, bankgegevens op transactieregels en verwijzingen om grootboekrekeningen te koppelen aan het Referentie GrootboekSchema (RGS) (verslag XML Platform, 19 februari 2014).

De opvolger, XAF 4.0, brengt het aantal datavelden terug van 250 naar 90, legt RGS duidelijker vast en moet een basis zijn voor ontwikkelingen als ViDA (ODB, "Achtergrond informatie XAF4.0", stand oktober 2026). Belangrijk: de Belastingdienst heeft aangekondigd dat vanaf 1 januari 2027 uitsluitend XAF 4.0 wordt geaccepteerd voor aanlevering. RGS hoeft alleen mee als het al in de software zit (ODB-bericht van 22 april 2026, stand oktober 2026). Maakt je boekhoudpakket de auditfile die je bij een controle aanlevert? Check dan of het XAF 4.0 ondersteunt.

Opbouw

Een auditfile is XML: gestructureerde platte tekst die zowel mensen als machines kunnen lezen (ODB Belastingdienst). De technische specificatie staat als download voor softwareontwikkelaars op het ODB-portaal van de Belastingdienst; de actuele release daar is XAF 4.0.3, met een XML-schema (XSD), een functionele specificatie en een toelichting (ODB, "XML Auditfile Financieel (XAF) v4.0.3", stand oktober 2026). In versie 4.0 heeft een bestand één header en één bedrijfsblok:

• Header: boekjaar, begin- en einddatum, valuta, aanmaakdatum, de software die het bestand maakte en, optioneel, de RGS-versie.
• Company: naam, land en btw-identificatienummer, optioneel het KvK-nummer en het adres.
• Stamgegevens: debiteuren en crediteuren, grootboekrekeningen (elk met soort rekening en, optioneel, de RGS-code), btw-codes en periodes.
• Openingsbalans en transacties: boekingen per dagboek; elke transactie bestaat uit regels met rekening, bedrag, debet of credit en, optioneel, de btw-gegevens.

De toelichting geeft twee praktische regels: een optioneel veld vul je wanneer de gegevens in de software beschikbaar zijn, en de extensie van het bestand is .XAF.

Wat je boekhouder ermee doet

Omdat elk pakket dezelfde structuur schrijft, kan een boekhouder of accountant standaardanalyses op de gegevens loslaten in plaats van alles handmatig na te bouwen. De Belastingdienst stimuleert XAF in combinatie met RGS juist daarvoor en verwijst naar gedeelde analyses, zoals de aansluiting met de btw-aangifte (ODB, "Oproep tot implementeren van Auditfile financieel XAF3.2 met RGS", stand oktober 2026). Vraagt de Belastingdienst om een auditfile, dan maak je die aan vanuit het pakket waarin je volledige administratie staat.

Zo maakt Bonro het bestand

Bonro exporteert je bonnen als Auditfile Financieel 4.0 (.xaf) voor je boekhouder, opgebouwd volgens de specificatie XAF 4.0.3 en getest tegen het XML-schema van de Belastingdienst. Het bestand heeft een header (boekjaar, periode, valuta, aanmaakdatum, RGS-versie), een bedrijfsblok met de naam, het KvK-nummer en het btw-nummer die je in Bonro hebt ingevuld, één generieke leverancier, de gebruikte grootboekrekeningen met hun RGS-code, een btw-code per tarief, maandperiodes en één inkoopboek. Elke bon wordt één sluitende boeking: de kosten exclusief btw op de rekening van de categorie, met btw-tarief en btw-bedrag, de te vorderen btw en het totaal op crediteuren, of twee regels als er geen btw is. De rekeningnummers zijn een vertrekpunt dat je boekhouder op het eigen rekeningschema overzet.

Eén eerlijke kanttekening: het bestand bevat alleen de inkoopboekingen uit je bonnen, zonder openingsbalans, verkoop- of bankboekingen, dus geen volledige administratie. Het is invoer voor je boekhouder; de auditfile voor een controle komt uit het pakket waarin je volledige administratie staat.

De Auditfile-export hoort bij het Pro-abonnement van Bonro; bekijk de prijzen van Bonro voor de details.