E-Rechnung-Pflicht 2027: Was ab Januar für Selbstständige gilt

In sieben Wochen beginnt die nächste Stufe der E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium dazu ein drittes Schreiben veröffentlicht, das mehrere Praxisfragen klärt. Die meisten Selbstständigen liegen unter der Grenze und haben beim Ausstellen ein Jahr länger Zeit. Bei den Belegen, die du selbst bekommst, ändert sich trotzdem schon im Januar etwas.

Der Zeitplan bis 2028

Die Fristen stehen in den Übergangsregeln von § 27 Abs. 38 UStG (Stand: November 2026). Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt:

Maßgeblich für die Grenze ist der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, also im Kern die Summe deiner steuerbaren Umsätze, berechnet nach den vereinnahmten Entgelten (Stand: November 2026). Für 2027 zählt dein Umsatz aus 2026. Bestehende EDI-Verfahren, die kein E-Rechnungsformat nutzen, dürfen alle Unternehmen noch bis Ende 2027 verwenden.

Achtung: Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG gilt die allgemeine Übergangsregel nur für Rechnungen über Umsätze aus 2025 und 2026, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Die Verlängerung für kleinere Unternehmen in Nr. 2 erfasst Umsätze, die erst 2027 ausgeführt werden. Eine Leistung aus dem Dezember, die du erst im Januar abrechnest, fällt nach dem Wortlaut in keine der beiden Regeln. Stell Dezember-Rechnungen deshalb am besten noch im Dezember aus oder gleich als E-Rechnung.

Was als E-Rechnung zählt und wer ausgenommen ist

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen dir und deinem Kunden vereinbart sein, sofern sich alle Pflichtangaben vollständig daraus übertragen lassen. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (Stand: November 2026). Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Wie sich die beiden Formate unterscheiden, erklärt unser Leitfaden zu ZUGFeRD und XRechnung.

Auch nach 2027 brauchst du in diesen Fällen keine E-Rechnung:

• Rechnungen an Privatkunden und viele steuerfreie Umsätze, denn dort besteht schon keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, die nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen (Stand: November 2026).
• Fahrausweise nach § 34 UStDV.
• Rechnungen von Kleinunternehmern, für die § 34a UStDV dasselbe vorsieht.

Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können, auch als Kleinunternehmer. Laut BMF reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt ab diesem Zeitpunkt auch für dich die Pflicht zur Ausstellung.

Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 klärt

Das neue BMF-Schreiben ergänzt die Schreiben von 2024 und 2025 und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an. Für Selbstständige sind vor allem vier Punkte wichtig (Stand: November 2026):

• Die Leistungsbeschreibung gehört ins XML. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Die Beschreibung muss die Leistung so eindeutig benennen, dass sich daraus etwa der Steuersatz, der Ort der Leistung und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug prüfen lassen. Ergänzende Details wie Stundennachweise dürfen als eingebetteter Anhang mitgeschickt werden.
• Anzahlungen bleiben einfach. Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen, die du vor dem Beginn deiner E-Rechnungspflicht stellst, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen. Für Endrechnungen gilt eine Vereinfachung bis zum 30. Juni 2030.
• Keine Ordnungswidrigkeit. Stellt jemand trotz Pflicht eine sonstige Rechnung aus, ist das laut BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Der Kunde hat nach den BMF-FAQ aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung, und sein Vorsteuerabzug hängt daran.
• Schonfrist für die neuen Vorgaben. E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet, selbst wenn ihnen die neuen Vorgaben fehlen.

Neu ab Januar: der Kassenbon über 250 Euro

Für deine eigenen Einkäufe ist eine Antwort aus den BMF-FAQ wichtig: Für Barzahlungen gibt es keine Sonderregeln. Kaufst du für dein Unternehmen im Baumarkt ein oder lädst Geschäftspartner ins Restaurant ein und liegt der Betrag über 250 Euro, muss der Verkäufer eine E-Rechnung ausstellen, wenn er die Übergangsregeln nicht nutzen kann oder will (Stand: November 2026). Ab 2027 betrifft das Händler und Restaurants, deren Vorjahresumsatz über der Grenze von 800.000 Euro lag.

Das BMF beschreibt dafür einen praktischen Weg: Vor Ort bekommst du zunächst den Kassenbon, und der Verkäufer schickt die E-Rechnung später per E-Mail als Berichtigung nach. Dafür kann er an der Kasse nach deiner E-Mail-Adresse fragen.

Kommt keine E-Rechnung, obwohl sie Pflicht war, ist der Kassenbon dem Grunde nach keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Laut BMF kommt der Abzug derzeit trotzdem in Betracht, etwa wenn der Beleg alle Angaben richtig und vollständig enthält. Er wird außerdem nicht beanstandet, wenn du davon ausgehen konntest, dass der Verkäufer die Übergangsregeln noch nutzen darf. Dabei zählt allerdings, was du über ihn weißt, zum Beispiel seine bekannte Größe.

Bei hybriden ZUGFeRD-Rechnungen sind die XML-Daten maßgeblich, nicht das PDF-Bild. Eine XRechnung hat gar keinen Bildteil. Zum Lesen bietet die Finanzverwaltung im ELSTER-Portal einen kostenlosen Viewer an.

Praxis-Tipp: Leg dir eine eigene E-Mail-Adresse nur für eingehende Rechnungen an und gib sie bei größeren Einkäufen an der Kasse an. Bewahre die Datei im Original auf: Nach § 14b UStG gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, und bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Stand: November 2026). Ein Ausdruck reicht dafür nicht.

Was heißt das konkret für dich

• Prüf deinen Gesamtumsatz 2026. Lag er über 800.000 Euro, stellst du ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung aus. Liegst du nah an der Grenze, kläre das jetzt mit deinem Steuerberater.
• Liegst du darunter, nutze 2027, um dein Rechnungsprogramm auf XRechnung oder ZUGFeRD umzustellen. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Pflicht.
• Rechne Leistungen aus dem Dezember noch im Dezember ab oder schick die Rechnung gleich als E-Rechnung.
• Als Kleinunternehmer darfst du weiter Papier oder PDF verschicken, musst aber E-Rechnungen empfangen können.
• Bei Einkäufen über 250 Euro gib deine Rechnungsadresse an der Kasse an und archiviere die XML-Datei im Original.

E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung liest Bonro direkt aus den XML-Daten, also aus dem Teil, der steuerlich maßgeblich ist, statt per Texterkennung. Du leitest die Rechnung an deine private @in.bonro.app-Adresse weiter oder lädst sie im Web-Dashboard hoch, prüfst die Felder und gibst sie mit dem DATEV-Buchungsstapel an deinen Steuerberater weiter. Bonro ausprobieren