Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Welche Angaben Pflicht sind

Der Kassenbon vom Bürobedarf, die Quittung vom Taxi, der Beleg aus dem Baumarkt: Die meisten Belege, die bei Selbstständigen im Laufe einer Woche anfallen, liegen unter 250 Euro. Für genau diese Fälle hat das Umsatzsteuerrecht eine vereinfachte Form vorgesehen, die Kleinbetragsrechnung. Sie braucht deutlich weniger Pflichtangaben als eine normale Rechnung, und trotzdem kannst du daraus die Vorsteuer ziehen. Das klingt bequem, hat aber ein paar Kanten, an denen sich Belege in der Praxis regelmäßig stoßen.

Was eine Kleinbetragsrechnung ist

Die Regel steht in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens vier Angaben enthalten (Stand: Oktober 2026):

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz. Ist die Leistung steuerfrei, muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen.

Das ist alles. Dein eigener Name als Empfänger, eine Rechnungsnummer, die Steuernummer des Verkäufers, ein getrennt ausgewiesener Nettobetrag: Nichts davon ist bei einer Kleinbetragsrechnung Pflicht. Ein gewöhnlicher Kassenbon vom Supermarkt oder aus dem Schreibwarenladen erfüllt die vier Punkte in der Regel von selbst.

Achtung: Die 250 Euro beziehen sich auf den Gesamtbetrag, also den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer. Ein Einkauf mit 230 Euro netto und 43,70 Euro Steuer liegt bei 273,70 Euro brutto und ist damit keine Kleinbetragsrechnung mehr, auch wenn der Nettobetrag unter der Grenze bleibt.

Der Unterschied zur vollständigen Rechnung

Sobald der Bon die Grenze überschreitet, gelten die vollen Anforderungen aus § 14 Abs. 4 UStG. Dann muss die Rechnung unter anderem zusätzlich enthalten: den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (also deinen), die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, eine fortlaufende Rechnungsnummer, den Zeitpunkt der Lieferung und das Entgelt getrennt nach Steuersätzen mit dem jeweiligen Steuerbetrag.

Der häufigste Fehler in der Praxis ist deshalb nicht der fehlende Steuersatz, sondern der Einkauf über 250 Euro mit einem einfachen Kassenbon. Wer im Elektronikmarkt einen Monitor für 329 Euro kauft und nur den Bon mitnimmt, hat formal keine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Die Lösung ist einfach, aber sie muss im Laden passieren: An der Kasse oder am Kundenservice eine Rechnung auf den Firmennamen ausstellen lassen.

Vorsteuer aus dem Kassenbon ziehen

Dass ein Bon so wenig enthält, ändert nichts an seiner Wirkung. § 35 UStDV erlaubt dir ausdrücklich, aus einer Kleinbetragsrechnung die Vorsteuer zu ziehen. Dafür teilst du den Bruttobetrag selbst in Entgelt und Steuerbetrag auf, mit dem Steuersatz, der auf dem Bon steht. Bei 19 Prozent sind das 19/119 des Bruttobetrags, bei 7 Prozent 7/107.

Ein Beispiel: Druckerpapier und Toner für 59,50 Euro brutto, Steuersatz 19 Prozent. Der Steuerbetrag ist 59,50 × 19/119 = 9,50 Euro, das Entgelt 50,00 Euro. Diese 9,50 Euro landen als Vorsteuer in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Die allgemeinen Voraussetzungen aus § 15 UStG gelten natürlich trotzdem: Du musst Unternehmer sein, die Leistung muss für dein Unternehmen bezogen worden sein, und du musst die Rechnung tatsächlich besitzen. Ein Bon, der nur noch als blasser Thermostreifen existiert, auf dem der Steuersatz nicht mehr lesbar ist, erfüllt die letzte Voraussetzung nur noch mit Glück.

Praxis-Tipp: Enthält ein Bon Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, zum Beispiel Kaffee für das Büro mit 7 Prozent und Reinigungsmittel mit 19 Prozent, muss für jede Position der Steuersatz erkennbar sein. Der Steuerbetrag darf dann laut § 32 UStDV in einer Summe stehen, wenn die Kasse ihn automatisch berechnet hat. Die meisten Kassensysteme drucken zusätzlich eine kleine Aufstellung pro Steuersatz am Ende des Bons. Fehlt beides, kannst du den Steuerbetrag nicht korrekt aufteilen.

Wann der Bon nicht reicht, auch unter 250 Euro

§ 33 UStDV nimmt drei Fälle ausdrücklich aus: Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG), über Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf dich als Empfänger übergeht (Reverse Charge, § 13b UStG) und über Fernverkäufe nach § 3c UStG. Bezahlst du etwa ein Software-Abo bei einem Anbieter in einem anderen EU-Land, bekommst du in der Regel eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, auf der deine USt-IdNr. steht. Das ist dann keine Kleinbetragsrechnung, sondern eine normale Rechnung mit Reverse-Charge-Hinweis, egal wie klein der Betrag ist.

Ein zweiter Punkt betrifft die E-Rechnung. Seit Unternehmen in Deutschland untereinander schrittweise auf elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format umstellen, fragen viele, ob der Kassenbon davon betroffen ist. § 33 UStDV stellt klar: Eine Kleinbetragsrechnung kann immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden, also auf Papier oder als einfaches PDF. Der Bon aus dem Laden bleibt ein gültiger Beleg.

Wie lange du den Bon aufbewahrst

Rechnungen, die du erhalten hast, musst du nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren (Stand: Oktober 2026). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Bon vom März 2026 muss also bis Ende 2034 lesbar vorliegen.

Für Thermopapier ist das eine lange Zeit. Viele Bons sind nach zwei bis drei Jahren im Ordner kaum noch zu entziffern. Die Aufbewahrung in digitaler Form ist zulässig, wenn der Beleg vollständig erfasst, unverändert und jederzeit lesbar ist. Ein scharfes Foto direkt nach dem Kauf, bei dem Datum, Betrag und Steuersatz erkennbar sind, ist deshalb nicht nur bequem, sondern sichert den Beleg überhaupt erst über die Frist.

Was heißt das konkret für dich

• Prüfe die vier Pflichtangaben auf dem Bon, bevor du den Laden verlässt: Anschrift des Verkäufers, Datum, Art der Ware, Bruttobetrag mit Steuersatz. Fehlt eine Angabe, lass dir eine Rechnung ausstellen.
• Über 250 Euro brutto immer eine Rechnung auf deinen Namen oder Firmennamen verlangen. Nachträglich ist das oft mühsam, im Laden dauert es eine Minute.
• Gemischte Steuersätze: Achte darauf, dass die Aufteilung pro Steuersatz auf dem Bon steht.
• Auslandsrechnungen mit Reverse-Charge-Hinweis sind keine Kleinbetragsrechnungen. Sie brauchen deine USt-IdNr. und landen anders in der Voranmeldung.
• Fotografiere den Bon am Tag des Kaufs. Acht Jahre überlebt kein Thermopapier zuverlässig, ein Foto schon.

Genau an dieser Stelle setzt Bonro an: Du fotografierst den Bon, die Texterkennung läuft auf dem Gerät, und Händler, Datum, Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag werden als Felder vorgeschlagen. Ist ein Wert unsicher, etwa weil der Steuersatz schlecht lesbar war, wird das Feld markiert, damit du es prüfst, bevor der Beleg in den DATEV-Export für deinen Steuerberater geht. Bonro ausprobieren