Willkommen: Warum ein Blog über Belege, Steuern und den Schuhkarton

Irgendwo zwischen Kundenprojekt und Feierabend gibt es bei fast jedem Selbstständigen einen Ort, an dem Belege landen: eine Schublade, ein Umschlag, ein Ordner im Posteingang, der klassische Schuhkarton. Dort warten sie, bis der Steuerberater fragt oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig ist. Dieser Blog ist für die Menschen geschrieben, die diesen Ort kennen und ihn gern loswerden würden, ohne dafür Buchhaltung zu studieren.

Für wen wir schreiben

Wir richten uns an Selbstständige, Freiberufler und Inhaber kleiner Unternehmen in Deutschland und Europa: die Designerin mit drei Kunden, der IT-Berater mit UG, die Fotografin, der Handwerksbetrieb mit zwei Angestellten. Menschen, die ihre Arbeit gut machen und die Steuer trotzdem als notwendiges Übel empfinden. Du hast vermutlich einen Steuerberater oder überlegst, einen zu nehmen. Du willst ihm nicht die Arbeit wegnehmen, sondern sie ihm leichter machen, damit sie dich weniger kostet und weniger Rückfragen erzeugt.

Dafür musst du kein Steuerrecht können. Du musst aber ein paar Dinge über Belege wissen, die in keiner Gründungsbroschüre stehen und die trotzdem jedes Jahr bares Geld ausmachen: welche Angaben auf einem Bon stehen müssen, wie lange du ihn aufbewahrst, was bei Rechnungen aus dem Ausland anders ist und warum der Steuerberater ein bestimmtes Dateiformat so gern hat.

Was jede Woche kommt

Jeden Dienstag erscheint ein neuer Beitrag, auf Deutsch und auf Englisch. Die Themen drehen sich um vier Bereiche:

• Steuern: Umsatzsteuer, Vorsteuer, Fristen, Pflichtangaben, Kleinunternehmerregelung, E-Rechnung. Was das Gesetz verlangt, mit Link ins Gesetz.
• Buchhaltung: Wie du Belege so ablegst, dass der Steuerberater sie ohne Nachfragen verbuchen kann. Kontenrahmen, Belegnummern, DATEV-Export, GoBD.
• Finanzen: Rücklagen für Steuern, Vorauszahlungen, Liquidität am Quartalsende, der Stundensatz, in dem die Steuer schon drin ist.
• Europa: Was in Frankreich, Spanien, Italien, den Niederlanden, Österreich oder im Vereinigten Königreich anders läuft, wenn du dort Kunden hast oder dort arbeitest.

Die Beiträge sind kurz genug für eine Kaffeepause und konkret genug, dass du danach etwas anders machst. Jeder endet mit einem Abschnitt „Was heißt das konkret für dich“.

Nach welchen Regeln wir arbeiten

Steuerinhalte im Internet sind oft veraltet oder schlicht falsch. Wir halten uns deshalb an drei Regeln, und du darfst uns daran messen:

Praxis-Tipp: Wenn ein Beitrag eine Zahl nennt, eine Grenze, eine Frist, einen Prozentsatz, dann steht daneben ein Link zur amtlichen Quelle und das Datum, zu dem die Zahl galt. Ändert sich das Gesetz, ändert sich die Zahl. Prüfe sie, bevor du darauf baust.

Erstens: Jede Zahl hat eine Quelle. Wir verlinken auf Gesetzestexte, das Bundesfinanzministerium, das Bundeszentralamt für Steuern oder die entsprechenden Behörden anderer EU-Länder. Unter jedem Beitrag findest du die Liste der Quellen, die wir verwendet haben.

Zweitens: Wir beraten nicht individuell. Was du hier liest, ist allgemeine Information. Ob eine Regel auf deine Situation zutrifft, kann nur jemand beurteilen, der deine Zahlen kennt, in Deutschland also dein Steuerberater oder das Finanzamt. Ein fester Hinweis unter jedem Beitrag erinnert daran.

Drittens: Wir erfinden nichts. Keine ausgedachten Nutzerzahlen, keine Versprechen über Steuerersparnisse, keine Funktionen, die es nicht gibt. Wenn wir am Ende eines Beitrags erklären, wie Bonro bei einem Thema hilft, dann beschreiben wir, was die App heute tatsächlich tut.

Die vier Grundregeln für einen steuerfertigen Belegstapel

Bevor es in den nächsten Wochen ins Detail geht, hier die Kurzfassung dessen, was einen Belegstapel „steuerfertig“ macht. Alles Weitere baut darauf auf.

1. Erfasse den Beleg am Tag des Kaufs. Nicht am Monatsende, nicht vor der Voranmeldung. Ein Bon, der zwei Wochen in der Jackentasche war, ist oft nicht mehr lesbar, und der Anlass ist vergessen. Ein Foto direkt an der Kasse löst beide Probleme.

2. Prüfe die Pflichtangaben, solange du noch im Laden bist. Für kleine Beträge genügen wenige Angaben, für größere brauchst du eine Rechnung auf deinen Namen. Fehlt etwas, ist es an der Kasse in einer Minute erledigt und am Jahresende gar nicht mehr.

3. Ordne jeden Beleg einer Kategorie zu, immer derselben. Büromaterial ist Büromaterial, auch wenn du es diesmal im Supermarkt gekauft hast. Konsistente Kategorien sind das, was der Steuerberater später auf Konten verteilt. Jede Ausnahme kostet eine Rückfrage.

4. Übergib in dem Format, das dein Steuerberater einliest. In Deutschland ist das in der Regel ein DATEV-Buchungsstapel, in Frankreich eine FEC-Datei, in den Niederlanden ein Auditfile. Ein Ordner voller Fotos ist eine Aufgabe für die Kanzlei, eine saubere Exportdatei ist eine erledigte Aufgabe.

Dazu kommt eine Regel, die keinen Platz in der Liste braucht, weil sie alles überdauert: Bewahre Rechnungen acht Jahre auf (§ 14b UStG, Stand: Oktober 2026). Die allgemeinen Aufbewahrungspflichten für Unternehmen regelt § 147 AO. Digital ist erlaubt, wenn der Beleg vollständig, unverändert und lesbar bleibt. Thermopapier hält das selten durch, ein Foto schon.

Was heißt das konkret für dich

• Lege dir einen Ort für Belege fest, digital, und benutze nur den.
• Fotografiere Belege sofort, nicht gesammelt.
• Frage bei Beträgen über der Kleinbetragsgrenze im Laden nach einer Rechnung auf deinen Namen.
• Kläre mit deinem Steuerberater, welches Dateiformat die Kanzlei einliest, und liefere genau das.
• Abonniere den RSS-Feed, wenn du den Dienstagsbeitrag nicht verpassen willst.

Bonro ist aus genau diesen vier Regeln entstanden: Du fotografierst den Beleg, die Texterkennung läuft auf deinem Gerät, die Felder werden vorgeschlagen und bleiben editierbar, die Kategorie wird konsistent vergeben, und am Ende steht ein DATEV-, FEC- oder Auditfile-Export, den deine Kanzlei direkt einliest. Die Beiträge der kommenden Wochen erklären die Regeln dahinter. Bonro ausprobieren